Sammanställt av Naturskyddsföreningen kansli Mälardalen.
Källor: Årsmöten och formalia inom ideell sektor i Coronatider – Webbinarium PwC, Wikipedia, Riksdagens hemsida, Skatteverket och Bolagsverket.

”Ideella föreningar bör om möjligt skjuta upp årsmöten och likande, om mötet kräver att deltagarna träffas på samma plats.”
 https://www.folkhalsomyndigheten.se/

Support till kretsar i Uppsala, Sörmlands och Västmanlands län

kansli.malardalen@naturskyddsforeningen.se eller

Verksamhetsutvecklare Kristina Keyzer 070 237 1933

Styrande

– Föreningens stadgar

– Bokföringslagen

– Årsredovisningslagen

– Revisionslagen

Det finns ingen annan specifik lag för ideella föreningar.

Enligt ÅRL, Årsredovisningslag (1995:1554), är tidsgränsen för offentliggörande av årsredovisningen och revisionsberättelse 6 månader efter bokföringsårets slut.

Ombudsförfarande finns endast reglerat i föreningens stadgar.

Olika sätt att genomföra en stämma utan att fysiskt ses

• Per capsulam = cirkulationsprotokoll: Föreningsstämman hålls genom att ett protokoll cirkuleras bland medlemmarna. – Samtliga medlemmar måste underteckna protokollet. Detta är omöjligt i de flesta av våra föreningar. Digital signering fungerar (BankID). OBS! Datum för protokollet blir då den sista underskriften görs. Detta fungerar bäst för enkla och enhälliga beslut i mindre föreningar. Mer info: https://sv.wikipedia.org/wiki/Per_capsulam
• Poströstning = rekommenderas ej
• Digitalt via mötes-program. Vote-it, Teams, Zoom, Google handout meet m.fl. Det här görs av flera kretsar och länsförbund nu. Ingen särskild lagstiftning styr detta. Om stadgarna inte förhindrar detta, finns inget annat formellt hinder. Även vanliga styrelsemöten kan också hållas på detta vis. Justering av protokoll kan göras digitalt.
  Kontakta Länsförbundets kansli för support och mer information.

Konsekvenser om stämman inte hålls enligt stadgar.

• Styrelsen: Ingen lagstiftning finns. Dock sysslomannmansvar och vårdplikt. Sysslomanna-ansvar som innebär en allmän vårdplikt för enskilda styrelseledamöter att alltid agera för föreningens bästa.
• Stämmobeslut: Klander av stämmor och beslut som inte skett inom enlighet med stadgar. Hänvisa här till Hälsovårdsmyndigheternas rekommendationer. (Text under titeln)
• Allmänt:
  • Styrelsen har ett allmänt sysslomannmansvar och omsorgs- lojalitets och vårdplikt i alla föreningstyper.
  • Vikten av beslut och omständigheterna kring beslut motiveras och dokumenteras på alla nivåer.
  • Särskilt viktigt att intention av mötes-formalia följs.

Tänk på detta vid digital stämma.

Dokumenterade styrelsebeslut. Viktigt att bakgrunden ska framgå för eftervärlden!

• Tekniska frågor. Hur fungerar tekniken? Support finns på länsförbundets kansli.
• Utbilda deltagare, erbjud ett ”provmöte” dagen innan t.ex.
• Fundera på hur ni får till en mötesdebatt. Det krävs tid för diskussion innan beslut. – Informera om mötesproceduren.
• Skicka underlag för beslut och handlingar i förväg.
• Säkra att formalia (kallelse m.m.), och dagordningen följs.
• Tillägg till dagordning: Godkänner stämman att årsmötet utförs digitalt?

Formkrav för inlämnande av årsredovisningen

Samtliga ledamöter ska underteckna årsredovisningen. Alla behöver inte underteckna på samma sida.

• Det kan ske digitalt, under förutsättning att alla gör det. Viktigt att det är den slutgiltiga versionen som undertecknas. Datum = den sista som skriver under.
• Vid fysisk påteckning. Bud (ev. i egen regi) till medlemmar, alternativt postbefordran. Via kedjebrev, eller separata påteckningsblad för varje ledamot.